Guía de Talo

Conciliar facturas de proveedores contra tarifa

Cómo pedirle a Talo que cruce facturas de proveedores con la tarifa acordada y los albaranes de entrega, y te devuelva un Excel con la prueba de cada cobro de más.

Tienes un proveedor habitual (o varios) y quieres comprobar que cada factura cobra lo pactado: el precio correcto en cada fecha, el descuento que toca, los portes solo cuando corresponden, la cantidad que de verdad llegó al almacén. Hacerlo a mano factura a factura es lento y es justo donde se cuelan los cobros de más. Talo puede cruzar facturas, tarifa y albaranes en un único turno.

Pasos

1. Reúne en el proyecto tres cosas: la tarifa acordada con cada proveedor (con sus fechas de validez, descuentos y condiciones de portes), las facturas recibidas y los albaranes de entrega del almacén. Una carpeta por tipo de documento ayuda, pero no es obligatorio: Talo lee lo que hay.
2. Pide algo como «revisa las facturas de proveedores de este proyecto contra la tarifa acordada y los albaranes; busca cualquier cobro de más: precio que no corresponde a la tarifa vigente en esa fecha, descuento pactado no aplicado, portes cobrados cuando la tarifa dice que son gratuitos, cantidad facturada mayor que la entregada, o un albarán facturado dos veces».
3. Pide el resultado en dos formatos: «genera un Excel con una fila por discrepancia, la prueba y el total de sobrecoste» y «redacta un borrador de reclamación por proveedor, guardado como archivo, sin enviarlo». Talo no tiene por qué tener ninguna cuenta de correo conectada para esto: el borrador se queda en el proyecto, lo revisas y lo envías tú.
4. Abre el Excel. Talo lo deja con varias hojas: un resumen por proveedor, el detalle de cada discrepancia con su prueba (número de factura, número de albarán, importe correcto frente a importe cobrado), el listado completo de facturas revisadas con su estado, y las tarifas que ha usado para comparar.
5. Si algo depende de cómo se lea una cláusula de la tarifa (por ejemplo, si un descuento por volumen cuenta por línea o por pedido completo), Talo lo marca aparte en vez de darlo por hecho: revísalo tú antes de reclamar esa parte.
6. Revisa los borradores de reclamación, añade los datos que falten (el correo del proveedor, tu firma) y decide tú cuáles envías y cuándo.

Ten en cuenta que esto es una ayuda de conciliación, no asesoría legal ni contable: antes de reclamar un importe, comprueba tú mismo el caso dudoso y, si hace falta, consúltalo con quien lleve la contabilidad.